Jak wybrać oprogramowanie dla swojej firmy? cz. 1
Głównym celem informatyzacji firmy jest usprawnienie pracy i zarządzania. Częściej jest jednak źródłem źródłem frustracji i dodatkowych kosztów. Odpowiednie oprogramowanie powinno pomóc w zarządzaniu przepływem środków pieniężnych, analizą sprzedaży oraz poprawą efektywności. Z kolei nieodpowiednia aplikacja potrafi skutecznie obniżyć wydajność pracy oraz i podwyższyć frustrację pracowników. Ważne jest, aby mie c plan postępowania w trakcie wyboru systemu, aby finalnie wybraćten, który spełni nasze oczekiwania. Na rynku istnieją setki produktów posiadających niezliczone konfiguracje i technologie. Poniżej zostaną przestawione czynniki które należy brać pod uwagę przy wyborze oprogramowania zarządzającego dla swojej firmy.
1. Spójż na sprawę z dystansu. Jakie są powody dla których chcesz kupić oprogramowanie? Zrób listę zadań jakie oprogramowanie powinno wykonywać i podziel je na dwie kategorie: potrzeby i pragnienia. Lista potrzeb powinna być bardzo krótka i powinna się składać tylko i wyłącznie z funkcjonalności absolutnie niezbędnych do pracy w firmie. Lista pragnień, może być znacznie dłuższa a funkcjonalności powinny być wymienione od najważniejszej do najmniej ważnej. Na przykład, może zaistnieć potrzeba podziału księgowości w celu śledzenia wyników dla poszczególnych działów, ale również możesz chcieć zamykać rozliczenia działów w różnym czasie.
2. Określ swój budżet. Oblicz, na jakie możesz sobie pozwolić wydatki. Należy w to wpliczyć nowy sprzęt, jak również wdrożenie i wsparcie w pierwszym roku działania systemu. Koszt samego oprogramowania jest ważny, ale równie istotna jest wiedza, jakie koszty cykliczne będą się pojawiały. Czy będziesz potrzebował kogoś do konfiguracji nowego sprzętu? Czy będziesz mógł nadal korzystać ze starej aplikacji do rachunkowości, czy trzeba będzie go aktualizować? Konsultację specjalisty od bazy danych to koszt na ogół 100 – 200 PLN za godzinę, w zależności od platformy i doświadczenia konsultanta. Dlatego też, warto skrócić listę funckjonalności w celu oibniżenia kosztów implementacji nowego oprogramowania.
3. Zawęź obszar działania. Po ustaleniu listy potrzeb oraz wstępnego budżetu, powinieneś być w stanie szybko wyeliminować wiele produktów nie spelniających Twoich potrzeb lub posiadających zbyt wysoką ceną. Istnieje wiele witryn z listą oprogramowania zarządającego firmą wraz z ich funkcjonalnościami. Możliwe jest wyszukiwanie aplikacji według cech, platformy lub ceny. Wybierz 4-5 systemów, które wyglądają na dobrze dopasowane do Twoich potrzeb. Sprawdź jak oprogramowanie obsługuje zagadnienia z Twojej branży i czy jest dopasowane do wielkości Twojego przedsiębiorstwa. Dowiedz się jak dłogi i w jakich zakresach prowadzone jest wsparcie oprogramowania po wdrożeniu. Sprawdź, czy produkt który wybierzesz ma mozliwości integracji z zewnętrznym oprogramowaniem i czy został stworzony za pomocą platform i technologii, które są wspierane przez liderów branży. Wybierz platformę, która ma szeroką bazę klientów (np: Microsoft Access lub Visual Basic, SAP), dzięki temu nie będziesz miał kłopotów ze znalezieniem zasobów sprzętowych i ludzkich na utrzymanie go w działaniu.
