Jak wybrać oprogramowanie dla swojej firmy? cz. 2
4. Przenalizuj funkcjonalności wybranych programów. Które aplikacje oferują najwięcej funkcji z Twoej listy? Nawet jeśli nie są one w granicach budżetu w tym momencie, możesz mieć możliwość zakupu dodatkowych modułów w przyszłości. Powinieneś się zorientować jakie udoskonalenia systemu są planowane? Czy są przewidziane funkcjonalności, które będą dla Ciebie przydatne i jak szybko będą one dostępne? Często można negocjować zniżki na dodatkowe moduły przed ich oficjalnym wydaniem.
5. Wybierz najlepsze produkty. Większość firm programistycznych umozliwa pobranie demo oprogramowania lub wysyłają demo na CD. Pozwala to na zapoznanie się z interfejsem aplikacji i sprawdzenie jak działają niektóre kluczowe funkcje. Możesz sprawdzić, czy przechodzenie między funkcjami programu jest intuicyjne a ich obsługa łatwa i szybka? To dobry test dla programów, aby okreslić, który z nich jest najbardziej dopasowany. Można wykluczyć produkty, posiadające zbyt ubogie realizacji ważnych dla Ciebie funkcji oraz te, które mają dużo funkcjonalności które nie dadzą pożytku Twojej firmie. Dzięki takiej eliminacji, powinieneś otrzymac 1 lub 3 systemy najbardziej dopasowane do Twoich potrzeb.
6. Informacje od użytkowników systemu. Urzytkownicy końcowi oprogramowania są często najlepszym źródłem wiedzy, czy dany produkt wart jest zakupu. Zapytaj księgowego o ograniczenia aktualnego systemu fakturowania. Czy nie działa on zbyt wolno i czy nie ma negatywnego wpływu na wydajnosć? Dowiedz się jakie inne funkcje były by przydatne dla twoich pracowników, co wpłynęło by na oszczędność czasu i zwiększenie rentowności przedsiębiorstwa? Pozwoli to szybko wskazać na braki w obecnym pakiecie oprogramowania. Pracownicy napewno będą znacznie bardziej zadowoleni z pakietu który poprawia jakość ich pracy.
7. Dokonaj ostatecznego wyboru. Zanim tego dokonasz upewnij się czy jesteś usatysfakcjonowany wyborem. Jeśli sprzedawca za bardzo na Ciebie naciska, i nie jest w stanie udzielić Ci potrzebnych informacji, nie bój się poprosić o rozmowę kogos postronnego. Ważne jest, aby być utwierdzonym w swojej decyzji, zwłaszcza że w czasie wdrażania nowego oprogramowania, wydawane będą Twoje pieniądze.
8. Wybierz usługodawcę. Możesz znaleźć dostawcę usług poprzez polecenie przez innych właścicieli firm lub przyjacieli. Dobrą praktyką jest również poproszenie sprzedawcy oprogramowania o kilka kontaktów do firm, które wykorzystują ten sam system. W wielu przypadkach pozwoli to zaoszczędzić pieniądze i czas wdrożenia. Ważne jest aby współpracować z osoba, która będzie trzymała pieczę nad wdrażanymi funkcjami tak, aby koszty nie przekroczyły znacząco założonego budżetu.
9. Ostateczna ocena. Przeanalizuj informacje otrzymane od sprzedawcy i wdrożeniowca w celu zweryfikowania, czy produkty za które płacisz pokrywają się z tymi które zaplanowałeś. Zapewni to, że nie będzie różnic, w momencie gdy dojdzie do etapu szkoleń, wsparcia i utrzymania oprogramowania.
10. Zaplanuj wdrożenie. Zaplanuj realizację ostrożnie, aby uniknąć przestojów w pracy. Zorganizuj redundancję systemu aby zagwarantować, że Twoje dane nie zostaną stracone w okresie przejściowym. Wiele firm planuje zmianę systemów księgowych wraz z początkiem roku podatkowego, ale oznacza to, wdrażanie nowego systemu pod koniec roku podatkowego, w momencie gdy wysiłki firmy skupiają się na sprzedaży i wynikach finansowych przedsiębiorstwa. Na szczęście większość systemów księgowych pozwala na implementację systemu w dowolnym momencie, bez utraty danych i dodatkowej pracy. Nie czuj więc presji aby uruchomić system pod koniec roku. Zaplanuj to na mniej stresujący moment i współpracuj z wdrożeniowcem w taki sposób aby zapewnić płynne przejście ze starego systemu do nowego.
