Dlaczego warto pisać listy?

Dlaczego warto pisać listy ?

Pisanie listów, choć w dobie komputera, internetu i telefonów najwyższej generacji może się wydawać czymś przestarzałym i niepotrzebnym, jest umiejętnością bardzo przydatną. Przydaje się to bowiem zarówno w sprawach zawodowych czy urzędowych jak i dotyczących naszego życia codziennego, nieważne czy są to e-maile czy też tradycyjne, wysyłane pocztą wiadomości na kolorowej papeterii w kwiaty. W sytuacjach, kiedy chcemy komuś powiedzieć o czymś bardzo ważnym, wyrazić swoje uczucia bądź poważne zamiary odnośnie przyszłości, umiejętność pisania listów okazuje się bardzo przydatna. Jest to też praktyczny sposób przekazania ważnych informacji, próśb lub skarg w sposób formalny, na przykład odnośnie spraw urzędowych. Często właśnie takie listy są bardziej skuteczne od rozmów telefonicznych czy maili.

Jednocześnie listy są jedną z lepszych metod komunikacji, w trakcie ich pisania możemy się przecież dokładnie skupić na tym, co mamy do przekazania drugiej osobie, bądź osobom. Poprzez pisanie nie widać naszego stresu, zdenerwowania czy zmęczenia. Możemy przeczytać je wielokrotnie sprawdzając, czy zawarliśmy w nich wszystkie informacje, które chcieliśmy przekazać, a także czy wyraziliśmy się w sposób wystarczająco jasny i przejrzysty dla adresata. Listy są czymś wartościowym także ze strony odbiorcy, który z całą pewnością doceni nasze starania i w większości przypadków nie wrzuci go do kosza, stwierdzając, że zaraz “skrzynka się zapcha”. Listy mogą być przechowywane znacznie dłużej niż wiadomości na gadu-gadu, SMS-y, maile itp., nawet przez całe nasze życie. Są też znacznie trwalsze niż nasza pamięć. Pozostają więc one świadectwem naszych relacji z innymi ludźmi, niejednokrotnie wywołując uśmiech na naszej twarzy na wspomnienie przeszłości.

Jak napisać list ?

Części listu:

Twój adres

W górnej części listu podaj swój adres, aby czytelnik wiedział, gdzie wysłać swoją odpowiedź.

Data

Umieść datę, w którym pismo zostało napisane w formacie Dzień-Miesiąc-Rok. Możesz także podać nazwę miejscowości.

Adres wewnętrzny

Adres wewnętrzny jest wymagany tylko w przypadku listów biznesowych i zawiera imię i nazwisko odbiorcy oraz jego tytuł i nazwę firmy bądź konkretnego działu firmy.

Powitanie, pozdrowienie

Zazwyczaj pojawiające się w mniej oficjalnych pismach, np. “Droga Aniu”.

Właściwa treść listu

Zazwyczaj pierwszy akapit składa się z wprowadzenia, w którym objaśnia się odbiorcy intencje napisania listu. W zależności od okoliczności, można w skrócie się przedstawić i opisać naszą sytuację/problem. W następnych akapitach przechodzimy do właściwej treści listu, ostatni natomiast jest konkluzją wszystkiego, o czym napisaliśmy i jednocześnie zakończeniem – możemy podziękować odbiorcy, życzyć wszystkiego najlepszego bądź zadać kilka pytań, licząc na odpowiedź.

Jeżeli o chodzi o formę listu, może ona się różnić w zależności od odbiorcy i okoliczności napisania listu.

Korespondencja formalna jest sposobem komunikowania się między dwoma lub większą ilością stron w sprawach zawodowych lub urzędowych. Istnieje wiele różnych zastosowań tego typu korespondencji – wyróżnić można listy informacyjne, przekonujące, motywacyjne bądź promocyjne. Listy formalne powinny być pisane (ręcznie bądź komputerowo) na standardowej białej kartce A4. Najważniejszym elementem takiego rodzaju listu jest zdolność do rozpoznania grupy docelowej – tzn. w zależności do kogo kierujemy nasze pismo używamy słownictwa, które najlepiej trafi do odbiorcy. Unikamy natomiast wysoce technicznego punktu widzenia, który mógłby być niezrozumiałe. Następnym elementem jest upewnienie się, czy zaprezentowaliśmy swój cel w sposób jasny i zwięzły. Nie powinniśmy rozwodzić się nad danym tematem gdyż większość ludzi nie będzie miało cierpliwości, aby starać się zrozumieć o co nam chodziło lub czasu, aby przeczytać rozwlekły list. Kolejnym ważnym elementem jest to, aby nawet jeśli pisząc list ze skargą, pozostać grzecznym i uprzejmym, wystarczy podać problem bez zbędnych szczegółów i pamiętać, aby pod żadnym pozorem nie używać jakichkolwiek gróźb bądź obraźliwych określeń.

Listy prywatne są często skierowane do osób nam bliskich – członków rodziny, partnera, przyjaciół i znajomych. Są one zazwyczaj zazwyczaj mniej formalne niż listy biznesowe czy urzędowe. Sformułowania w nich użyte są raczej przyjazne, ciepłe i bezpośrednie. Możemy także użyć specjalnych rodzajów papeterii, która na pewno spodoba się adresatowi bardziej niż biała kartka A4.

Bez względu na fakt, czy list jest skierowany do najlepszej przyjaciółki czy do samego prezydenta, podstawowe zasady powinny być przestrzegane zawsze. Oczywistym jest, że zwroty grzecznościowe piszemy wielką literą, jakiekolwiek błędy ortograficzne czy stylistyczne są niedopuszczalne, a list powinien być schludny i zrozumiały.